10 Tipps für effizientes Homeoffice

Das hat sich wohl keiner so gedacht. Eine riesige Anzahl von Menschen wird in das Homeoffice geschickt. Schuld daran ist das Corona-Virus.

Viele werden sich sagen: „Endlich! Davon habe ich schon viele Jahre geträumt“.

Für viele andere ist es jedoch eine völlig neue Situation, der man vielleicht mit gemischten Gefühlen begegnet.

Ob Du nun zur einen oder zur anderen Gruppe gehörst spielt eigentlich keine große Rolle. Es spielt deshalb keine große Rolle, weil die Herausforderungen für beide Gruppen ähnlich sind.

Ich möchte Dir 10 Tipps geben, wie die Arbeit im Homeoffice besser gelingt.

#1 – Erwartungen klären

Homeoffice ist nicht eine 1:1 Fortschreibung der Büroarbeit. Im Büro erwartet man zum Beispiel Deine Anwesenheit, die Pausenzeiten sind definiert, es gibt bestimmte normierte Abläufe etc. Kläre unbedingt mit Deiner Führung, unter welchen Rahmenbedingungen Homeoffice stattfinden soll. Wichtig ist auch zu klären, wie es mit den Berichtspflichten aussieht und wie der Nachweis über die Arbeitsleistung erbracht wird. Wichtige Faktoren sind hier: Transparenz und Vertrauen.

Übrigens ist es so, dass das Misstrauen von Führungskräften an das Homeoffice unangebracht sind. Studien zeigen^[1]Webartikel mit link zur Studie, dass die Produktivität im Homeoffice signifikant erhöht ist. Es besteht eher die Gefahr, dass man sich zu viel zumutet!

Kläre aber auch die Erwartungen des privaten Umfelds an Dich. Homeoffice heißt nicht, dass Du nebenbei auch noch den Haushalt regeln kannst oder die Kinder betreust. Hier sind klare Absprachen und Vereinbarungen notwendig.

#2 – Unterschied Privat und Beruf

Halte so gut es geht Deine morgendlichen Routinen bei. Also verhalte Dich so, als würdest Du tatsächlich ins Büro gehen. Dazu gehört auch, dass Du dich entsprechend kleidest und Dich dann zu einer festgesetzten Zeit an Deinen Arbeitsplatz begibst. Homeoffice ist eben “Office”!

#3 – Schaffe Dir einen Arbeitsplatz

Ganz wichtig ist, dass Du Dir einen eigenen Platz für Deine berufliche Tätigkeit schaffst. Ideal ist ein eigenes Arbeitszimmer. Das werden aber nur die wenigsten besitzen. Eine eigene Ecke oder zumindest ein reservierter Teil des Tisches – vielleicht mit einer eigenen Unterlage ausgestattet – helfen Dir, vom Privatmodus in den Arbeitsmodus zu wechseln. Mache Dir auch ein Ritual, wie Du Dein Homeoffice “betrittst”. Zum Beispiel trinkst Du eine Tasse Kaffee, räumst Sie weg und begibst Dich danach in Dein Homeoffice.

#4 – Entwickle eine Zeitstruktur

Wenn Du im Homeoffice arbeitest hast Du die Chance, eine Zeitstruktur zu kreieren, die besser auf Deine persönlichen Bedürfnisse abgestimmt ist. Überlege einmal, wie Deine eigene Leistungskurve aussieht. Bist Du eher ein Morgenmensch? Dann spricht gar nichts dagegen, dass Du vielleicht bereits um 6 Uhr zu arbeiten beginnst. Vielleicht kannst Du Dir dann mittags ein kurzes Nickerchen gönnen oder ein Hobby pflegen etc. Analog gilt das, wenn Du eher abends besser arbeiten kannst.

Diese Zeitstruktur musst Du natürlich an Dein privates und berufliches Umfeld anpassen – bzw. mit den Kolleg*innen und Deiner Führung abstimmen.

#5 – Führe eine Aufgabensammelliste

Eine Aufgabensammelliste zu führen sollte eigentlich selbstverständlich sein. Leider verführt die privatere Umgebung im Homeoffice leicht dazu, darauf zu verzichten. Dadurch leidet aber die Übersicht, wichtige Aufgaben wirst Du leichter vergessen und Du hast keine Kontrolle über den Fortschritt Deiner Arbeit.

Mache Dir daher eine Liste an Vorhaben, die Du in der nächsten Zeit umsetzen möchtest. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, womit Du diese Liste führst: mit einem Heft, Excelliste, Aufgabenliste in Outlook, Post-ist etc. Finde einfach das System, das zu Dir am besten passt.

#6 – Mache Dir einen Tagesplan

Die Basis der täglichen Arbeit ist die Aufgabensammelliste. Suche Dir dann zu Tagesbeginn die Tätigkeiten heraus, die Du im Homeoffice umsetzen möchtest. Schätze dabei im Voraus die Länge der Tätigkeiten ein. Plane dann, wann Du diese Tätigkeiten in Angriff nehmen möchtest. Geistig fordernde Tätigkeiten lege Dir dabei in jene Zeiten, in denen Du am frischesten bist. Es empfiehlt sich auch, ähnliche Tätigkeiten zu blocken (z.B. Telefonate, Emails schreiben, Rechnungen erstellen…) und in einem abzuarbeiten.

#7 – Eat the frog

Unangenehme Tätigkeiten solltest Du nicht auf die lange Bank schieben, sondern am besten sofort erledigen.

#8 – Minimiere Unterbrechungen

Die Arbeitspsychologie zeigt: wirst Du in einer Tätigkeit ständig unterbrochen, dann sinkt die Leistungsfähigkeit rapide. Schalte daher möglichst alle Störquellen und Ablenker aus. Einfach zu eliminieren sind Ablenkungen wie: Emailreminder, Popups, Telefon, ein unaufgeräumter Arbeitsplatz etc.

Unterbrechungen, die durch innere Impulse getrieben werden, sind schwieriger zu handhaben. Besonders bei Tätigkeiten die uns weniger Freude machen kann es leicht passieren, dass Dir plötzlich etwas anderes wichtiger erscheint („Oh, ich könnte doch jetzt rasch einmal die Wäsche in die Waschmaschine geben.“). Versuche, solchen „Versuchungen“ nicht nachzugeben. Oftmals genügt es, dass Du Dir dieses Vorhaben notierst und Du mit Dir eine Vereinbarung triffst, wann diese Tätigkeit erledigt wird. Z.B. „Ich mache jetzt noch diesen Text fertig, dann kümmere ich mich 15 Minuten um die Hausarbeit“.

Ein ganz wichtiges Thema sind Kinder im Homeoffice. Es ist schlicht nicht möglich, produktiv zu arbeiten und gleichzeitig die Kinder zu versorgen. Triff daher mit Deinen Kindern klare Abmachungen unter welchen Umständen Du gestört werden darfst. Dazu ist es erforderlich, dass Deine Kinder genau wissen, wann Du arbeitest und wann Du ansprechbar bist. Z.B. kannst Du vereinbaren: „Wenn ich an diesem Tisch sitze, dann arbeite ich und Du darfst mich nicht stören.“ Vereinbare aber mit Deinen Kindern, zu welcher Uhrzeit Du wieder für sie da bist. Bei ganz kleinen Kindern wird das naturgemäß nicht so funktionieren. Entweder kann Dich jemand unterstützen oder Du musst realistisch taxieren, wann überhaupt Zeit für Homeoffice verfügbar ist.

#9 – Halte Kontakt

Der Mensch ist ein soziales Wesen. Isolation tut uns auf Dauer nicht gut. Sorge daher auch dafür, dass Du Dich mit Deinen Kolleg*innen virtuell triffst und der soziale Kontakt aufrecht bleibt. Die Corona-Pandemie verlangt von uns die Reduktion der Sozialkontakte. Nutze jedoch die technischen Möglichkeiten um einer Vereinsamung im Homeoffice vorzubeugen.

#10 – Verlange nicht zu viel von Dir

Du machst Dir das Leben schwer, wenn Du von Dir Perfektion erwartest. Besonders wenn das Thema Homeoffice für Dich noch neu ist, wird es eine ganze Zeit brauchen, bis sich alles eingespielt hat. Gib Dir die Zeit, um in diese neue Arbeitsform hineinzuwachsen. Damit beugst Du einer Überforderung vor.

Schaue auch mehrmals am Tag auf das, was Dir schon gut gelingt.
Gehe mit Dir und anderen behutsam um, denn alle müssen sich an die neue Situation gewöhnen und damit klarkommen.
Ich wünsche Dir dabei viel Erfolg!

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