Virtuelles Onboarding – Notlösung oder Chance?

Immer mehr Prozesse in Unternehmen laufen heute digital ab. Onlinemeetings, Virtuelle Teamarbeit, Schulungen, Beratungen, Verhandlungen laufen vermeht digital. Und auch das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen wird zunehmend virtuell organisiert.

Die Frage ist: kann man denn Mitarbeiter*innen in ein Unternehmen rein auf digitalem Weg integrieren?

Ich behaupte: ja das geht.

Oder anders gesagt: es muss gehen, denn ohne Zweifel ist das Onboarding von neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ein essenzieller Schritt für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Tatsächlich unterscheidet sich das „virtuelle“ Onboarding gar nicht so sehr von der klassischen Variante, wie Du gleich hören wirst.

Das Ziel des Onboardings ist es, den oder die neue Mitarbeiter*in möglichst rasch in das Unternehmen zu integrieren.

Informationen schaffen Sicherheit

Ein wesentlicher Aspekt des Onboardings ist, die Mitarbeiter*in mit jenen Informationen zu versorgen, die dafür sorgen, dass die Arbeit möglichst rasch aufgenommen werden kann. Das Ziel ist also die Integration der neuen Mitarbeiter in bestehende Arbeitsstrukturen und Prozesse.

Im klassischen Face-to-Face Onboarding gibt man den Mitarbeitern Infomaterial, einen Einarbeitungsplan, führt Firmenrundgänge durch. Die fachliche Einarbeitung geschieht in den meisten Fällen durch eine Kollegin oder einen Kollegen, der die Einschulung übernimmt.

Dieser inhaltliche Teil des Onboardings lässt sich sehr gut digital umsetzen. Geh dabei wie folgt vor:

• Durchleuchte zunächst den bestehenden Onboardingprozess. Wie läuft er ab? Was lässt sich daran verbessern?
• Frage kürzlich eingetretene Mitarbeiter*innen, wie sie den Onboardingprozess erlebt haben, und wo es Verbesserungspotenzial gibt.
• Adaptiere dann den Onboardingprozess wenn notwendig.
• Suche dann alle relevanten Informationen zusammen und ordne sie diese dem Prozess zu.
• Erstelle dann für den/die neue Mitarbeiter*in einen Fahrplan für die Bearbeitung der einzelnen Dokumente. Diesen Fahrplan und den Zugang zu den Dokumenten kannst Du bereits nach der erfolgten Zusage dem/der Mitarbeiter*in übergeben.

Integration in die Unternehmenskultur

Der zweite wichtige Punkt beim Onboarding ist, dem/der neuen Mitarbeiter*in Wege zu eröffnen, sich rasch in die bestehende Unternehmenskultur zu integrieren.

Dieser Aspekt ist von immenser Bedeutung für die Zufriedenheit des/der Mitarbeiter*in. Du solltest daher alles daransetzen, eine rasche Integration zu ermöglichen.

Aber wie gelingt Dir das?

Versetze Dich sich einmal in die Lage eines neuen Mitarbeiters oder einer neuen Mitarbeiterin. Vielleicht erinnerst Du dich auch an Deine ersten Tage in einem neuen Unternehmen.

Es ist ziemlich klar, dass Emotionen eine große Rolle spielen: Vorfreude, Neugierde, gespannte Erwartung sind mit Sicherheit genauso vorhanden wie eine gehörige Portion Unsicherheit.

Eine wichtige Aufgabe im Onboarding-Prozess ist es, Gefühle von Unsicherheit und Unklarheit abbauen zu helfen. Unsicherheit resultiert zu einem erheblichen Teil daraus, dass neue Mitarbeiter*innen zu wenig Informationen über das Unternehmen besitzen. Wir haben ja schon darauf hingewiesen, dass ein wesentlicher Teil des Onboardings darin besteht, relevante Informationen an die neuen Mitarbeiter*innen zu vermitteln.

Aber das allein genügt nicht.

Das Unsicherheitsgefühl stammt nämlich nicht nur aus einem Mangel an Informationen.

Zu einem erheblichen Teil resultiert das Unsicherheitsgefühl daraus, dass neue Mitarbeiter*innen die Unternehmenskultur zu wenig kennen.

Hier möchte ich gerne auf die Forschungen von Edgar Schein verweisen. Dieser US-amerikanische Sozialwissenschaftler hat sich sehr eingehend mit der Frage der Unternehmenskultur beschäftigt.

Komponenten der Unternehmenskultur

Nach Ed Schein gibt es 3 Ebenen an der sich die Unternehmenskultur zeigt:

Die 1. Ebene sind sichtbare, äußerliche Zeichen, die auf die Unternehmenskultur hindeuten: das Logo, das verschriftliche Unternehmensleitbild, der Dresscode, die Umgangsformen, Kommunikationsverhalten, Rituale (z.B. offene Bürotüren) und vieles mehr. Diese Ebene vermittelt einen Ersteindruck der Organisation.

Auf der 2. Ebene liegen Werthaltungen, die die Organisation nach außen propagiert. Zum Beispiel: „Wir sind ein umweltbewusstes Unternehmen“. Es wird erwartet, dass sich die Mitarbeiter*innen an diese Werte halten. Das ist aber nicht immer der Fall.

Die 3. Ebene schließlich sind implizite – also unausgesprochenen und oftmals unbewusste – Grundannahmen und Überzeugungen. Diese Basis entsteht im Laufe der Zeit durch die zahlreichen Interaktionen aller Beteiligten einer Organisation.

Sie sind tief im Denken der Organisationsmitglieder verwurzelt. Sie machen den Sinn der Organisation aus. Geprägt wird die Tiefenschicht der Organisation häufig durch den Gründer oder die Gründerin.

Die Unternehmenskultur regelt ganz besonders, wie Probleme oder Aufgabenstellungen wahrgenommen werden, wie darüber gedacht wird, welche Schlussfolgerungen man zieht und wie man Ereignisse emotional einordnet.

Beispielsweise wird ein Unternehmen, das sich der Kundenzufriedenheit verpflichtet sieht, einen unzufriedenen Kunden in einer ganz bestimmten Art und Weise wahrnehmen und alles daransetzen, Lösungen zu finden. Auch emotional werden die Mitarbeiter*innen auf den Umstand der Unzufriedenheit des Kunden reagieren.

Unternehmenskultur als Bezugssystem

Wir können also festhalten, dass die Unternehmenskultur wie ein Bezugssystem funktioniert. An diesem Bezugssystem orientieren sich die Mitarbeiter*innen.

Das Bezugssystem regelt die Bewertung des Verhaltens und der Einstellung. Was findet Anklang und wird unterstützt – und welches Verhalten bzw. welche Einstellung wird sanktioniert.

Du merkst bestimmt, dass der Kern der Unternehmenskultur weniger in den Äußerlichkeiten aufzufinden ist.

Der Kern der Unternehmenskultur liegt in der Tiefenschicht der Organisation.

Und da diese Prozesse zum größten Teil unbewusst sind, kann dieser Aspekt der Unternehmenskultur kaum durch Broschüren, Infoblättern oder Handlungsanweisungen vermittelt werden.

Jedoch ist es gerade für den geglückten Onboardingprozess von erheblicher Bedeutung, dass der/die neue Mitarbeiter*in diese Tiefenschicht vermittelt bekommt.

Erst wenn neue Mitarbeiter*innen ein Gefühl für den innersten Kern des Unternehmens bekommen, legt sich die Unsicherheit und der/die neue Mitarbeiter*in fühlt sich angekommen.

Integrationsfahrplan

Wie gelingt nun diese Integration?

Dieser Prozess läuft in erster Linie über das Fühlen.

Du wirst jetzt vielleicht denken: „Fühlen? Was soll denn dieser Begriff im Zusammenhang mit dem Business? Geht es denn da nicht um Zahlen, Daten und Fakten?“ Das ist natürlich richtig. Insofern richtig, als Zahlen, Daten und Fakten eine wichtige Komponente in Unternehmen darstellen.

Anderseits agieren in einem Unternehmen Menschen, die zueinander Beziehungen aufbauen. Diese sozialen Beziehungen sind emotionaler Natur. Wie Menschen zueinanderstehen, erfassen sie zu einem erheblichen Teil fühlend.

Die Mitarbeiter*innen lernen sich in der gemeinsamen Arbeit kennen. Sie entwickeln ein Feeling füreinander. Sie begegnen sich „persönlich“ und geben einander beständig Feedback über ihr Verhalten.

Und genau das ist die Komponente, die wesentlich die Kultur des Unternehmens ausmacht.

Die Integration läuft also in erster Linie im Umgang mit den anderen. Vieles läuft über informelle Kommunikation. Mitarbeiter*innen begegnen sich an unterschiedlichen Orten. Sie tauschen sich aus – nicht nur über die Arbeit. Es entsteht ein Wir-Gefühl. Und ganz allmählich wird der/die neue Mitarbeiter*in in die Gruppe integriert.

Digitale Integration in die Unternehmenskultur

Wie können wir diesen Prozess digital abbilden?

Die Herausforderung beim „digitalen Onboarding“ besteht ja darin, dass Begegnungsräume geschaffen werden müssen, die eine persönliche Begegnung ermöglichen.

Wenn Du für das Onboarding zuständig bist, dann musst Du Dich zunächst einmal davon frei machen zu glauben, dass digital keine wirkliche Begegnung von Menschen möglich ist.

Das ist nämlich keinesfalls so!

Denk einmal an ein kürzlich digital abgehaltenes Meeting – noch besser an ein 4-Augengespräch. Hattest Du nicht auch das Gefühl, dass der Gesprächspartner oder die Gesprächspartnerin Dir nach einiger Zeit persönlich näherkommt? Dass da eine Verbindung entsteht?

Auch wenn Ihr Euch nicht im selben Raum befindet, entsteht durch die Stimme und durch das Videobild ein Gefühl von Nähe.

Dieses kannst Du noch verstärken, indem Du Dich bemühst, dem anderen in die Augen zu schauen und sich Zeit nehmen für den Beziehungsaufbau. Betreibe Small Talk!

Das gilt im besonderen Maße für Dir anvertraute neue Mitarbeiter*innen.

4-Augengespräche

Führe regelmäßig 4-Augengespräche. Lass Dir ausreichend Zeit dafür. Trau Dich, auch persönliche Dinge anzusprechen. Gib dabei auch etwas von Dir selbst preis.

Durch persönliche Themen schaffst Du Nähe und Verbundenheit. Sprich bei neuen Mitarbeiter*innen in solchen Situationen ruhig auch die emotionale Befindlichkeit an.

Wir sagten ja schon, dass in der Anfangssituation in einem Unternehmen eine ganze Menge an unterschiedlichen Emotionen da sind. Frag ruhig: „Wie haben Sie denn die ersten Tage/Wochen bei uns erlebt?“ „Ich kann verstehen, dass Sie sich vielleicht noch unsicher fühlen(?) Wobei kann ich Sie unterstützen?“ Diese oder ähnliche Formulierungen wirken wie Eisbrecher. Fall aber nicht mit der Tür ins Haus. Schlag dieses Thema erst nach einer entsprechenden Anlaufphase an.

Das 4-Augengespräch könntest Du auch nutzen, um etwas über Deine eigene Geschichte im Unternehmen zu erzählen. Wie war es, als Du angefangen hast? Was war für Dich fremd und musstest Du erst lernen? Solche „Insidertipps“ sind wertvoll. Hüte Dich jedoch davor, Abteilungen oder gar Personen negativ darzustellen.

Du kannst auch über die Unternehmensgeschichte berichten. Dabei geht es mehr um Anekdotisches. Die Gründungsgeschichte oder wichtige Ereignisse im Leben der Organisation sind es wert, den/der Neuen mitzuteilen.

Integration in bestehende Teams

Eine besondere Bedeutung kommt der Integration der neuen Mitarbeiter*innen in bestehende Arbeitsteams zu.

Hier empfehle ich Dir, dass Du die geltenden Teamregeln dem/der Neuen vermittelst. Jedes Team hat explizite und implizite Regeln, nach denen die Arbeit gestaltet wird. Die impliziten Regeln lassen sich meist erst im Laufe der Zeit entschlüsseln. Die expliziten Regeln sind jedoch gut vermittelbar. Solche Regeln betreffen häufig: Umgang mit Zuspätkommer*innen, Gesprächsdisziplin, Pausenregelung, Zuweisung von Rollen (z.B. Protokollführung, Sitzungsleitung), Umgang mit Konflikten, Einhalten von Vereinbarungen… Die Benennung dieser Regeln hilft enorm bei der Orientierung und Integration.

Digitaler Sozialraum

Ein ganz wichtiger Ort der Kulturvermittlung ist der „Sozialraum“ oder die „Kantine“. Hier werden auf ungezwungene Art und Weise Beziehungen vertieft, Kontakte geknüpft, Probleme am „kleinen Dienstweg“ geregelt usw. Der Umgangston ist informell und vermittelt gerade deshalb viel vom gemeinsamen Spirit.

Genau diese Begegnungsform fehlt jedoch, wenn man sich nur noch via Zoom, MS-Teams & Co trifft. Wenn Dir jedoch an guten Arbeitsbeziehungen gelegen ist, dann solltest Du diese informellen Runden keinesfalls sang- und klanglos abschaffen!

Versuche es doch mit einem „virtuellen Kaffeekränzchen“. Triff Dich mit dem Team zu einem zwanglosen Austausch. Zunächst 1x die Woche für eine Viertelstunde. Kündige das Treffen als „Kaffeerunde“ an und erlaube Dir und Deinen Kolleg*innen über alles Mögliche ungezwungen zu plaudern. Besonders für neue Teammitglieder sind diese zwanglosen Treffen die beste Gelegenheit, im Team heimisch zu werden.

Zum Abschluss fassen wir nochmal zusammen:

• Onboarding in der Online-Welt kann genauso klappen wie Offline.
• Mach Dir Gedanken, wie der Onboarding-Prozess aktuell aussieht, und wo Du ihn verbessern könntest.
• Wenn es um Informationen über Dein Unternehmen geht, dann bereite entsprechende Schriftstücke vor. Lege auch fest, in welcher Reihenfolge und in welcher Menge die Informationen dem/der neuen Mitarbeiter*in zur Verfügung gestellt werden sollen.
• Lege besonderen Wert auf die Vermittlung der Unternehmenskultur. Die Unternehmenskultur lernt man in der gemeinsamen Zusammenarbeit kennen.
• Ein ganz wichtiger Faktor damit sich neue Mitarbeiter*innen rasch integriert fühlen, sind informelle Gespräche – sowohl mit den Teammitgliedern als auch mit Dir. Sei daher für neue Mitarbeiter*innen stets ein guter Ansprechpartner. Werde im besten Sinne „persönlich“.