Warum dir Ordnung hilft, wirklich produktiv zu sein

“Ordnung ist das halbe Leben”

Viele Menschen zucken bei diesem Spruch zusammen. Klingt er doch nach Ödnis und Freudlosigkeit.

Als Kind habe ich diesen Spruch auch oft gehört. Und es hat lange gebraucht, bis ich ihn verstanden habe.

Was ich lange nicht verstand:  mit Ordnung ist weniger ein starres Prinzip gemeint, nach dem Sachen geordnet sind. Viel mehr kommt es darauf an, eine Umgebung zu schaffen, in der sinn-volles Arbeiten möglich ist. Und die Betonung liegt auf dem Wort “Sinn”: wer in einem Chaos lebt, der verliert die Übersicht und verliert nach und nach die Kontrolle. Dabei sollte es so sein, dass das was für einen wesentlich ist, auf einen Blick erkennbar ist und nicht unter einem Berg von Irrelevanz verschwindet!

Das Schlüsselwort heißt: Fokussierung.

Unsere Umwelt bombardiert uns täglich mit so vielen Reizen, dass unser Gehirn eine ganze Menge zu tun hat, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. Denn genau das tut das Gehirn: es entscheidet, ob ein Input der hereinkommt, unsere Aufmerksamkeit braucht oder nicht. Du kannst dir leicht vorstellen, dass man dem Gehirn seine Arbeit sehr erschwert, wenn man es zulässt, dass andauernd irrelevante Information hereinkommt.

Mit anderen Worten: geistige Produktivität entsteht da, wo nur wenige Dinge deine Aufmerksamkeit beanspruchen. Reduziere konsequent Ablenkungen.

Steuere deine Aufmerksamkeit!

Ordnung hilft dir, den Fokus zu finden!

Ablenkungen entstehen grob gesagt aus zwei Quellen:

• Aus dir selbst heraus. Du bist innerlich abgelenkt. Es beschäftigen dich Gedanken, Sorgen, wichtige Vorhaben etc.
• Von außen. Du wirst durch externe Reize (Objekte) abgelenkt. Das sind alle Arten von Störquellen, die dich aus deiner Konzentration herausreißen (Emails, Telefonate, Kollegen, Unordnung etc.).

Innerliche Ablenkungen zu unterbinden ist etwas komplexer. Daher fange einfach einmal damit an, die äußeren Ablenker zu eliminieren und mehr Ordnung in dein Umfeld zu bringen^[1]vgl. das interessante Interview mit Tiki Küstenmacher in der Zeit “Wider das Chaos in der Seele“.. In einem späteren Beitrag widme ich mich den inneren Ablenkern – du kannst jedoch hier bereits wertvolle Hinweise zu diesem Thema erhalten.

Ordnung in die Emails bringen

Jetzt ist die beste Gelegenheit, die Handhabung der Emails einer gründlichen Revision zu unterziehen. Das Ziel muss sein, eine leere Inbox zu haben. Wenn du eine Inbox hast, die mit hunderten Emails vollgestopft ist, führt das nur zur Ablenkung bzw. latenter Beunruhigung.

Um deine Inbox zu leeren, musst du dir ein Schema zurechtlegen, mit dem du Informationen beurteilst. Dieses Schema gilt nicht nur für Emails, sondern auch für jede andere Information, die dich erreicht.

Emails können sein:

1. Unnütz – das sind Informationen, die keine Relevanz besitzen. Diese werden gelöscht
2. Referenz – das sind Informationen, die du später einmal brauchst. Diese werden abgelegt (z.B. in einem Projekt oder in einen Ordner). Ich empfehle dir, diese Emails nicht in Ordnern anzulegen, sondern zu kategorisieren. Jedes gute Emailprogramm kann das. Überlege dir also sinnvolle Kategorien (z.B. Projekte, Finanzen, Angebote, Kunden etc.)
3. Aufgaben – die Email erfordert eine Aktion. Wenn du diese Aktion gleich erledigen kannst, dann erledige sie. Ist die Aufgabe umfangreicher, dann erstelle eine Aufgabe (das ist in Outlook ganz einfach mit ziehen bei gedrückter rechter Maustaste möglich).
4. Aufgabe mit Ressource – die Email kann prinzipiell erledigt werden; allerdings ist eine Ressource notwendig (z.B. brauchst du die Auskunft eines Kollegen, der aber im Moment nicht anwesend ist).

Gehe nun mit deinen Emails wie folgt vor:

1. Lege dir einen Ordner “Erledigt” an. In diesen Ordner kommen alle Emails (außer den gelöschten), mit denen du etwas getan hast.
2. Gehe nun die Emails durch und entscheide sofort: löschen – referenzieren – Aufgabe erledigen – Aufgabe erstellen.
3. Nachdem du die Email entsprechend bearbeitet hast, verschiebst du sie in den Ordner “Erledigt”.

Wenn du diese Prozedur durchgeführt hast, sind nur die Emails in der Inbox, für deren Erledigung du eine zusätzliche Ressource benötigst.

So organisierst du dir deine Emails…

Am Ende das Arbeitstages ist deine Inbox leer. Sollten sich noch Emails darin befinden, dann mache daraus eine Aufgabe.

Hast du es bis hierher geschafft?

Großartig!

Ordnung in dein Umfeld bringen

Mache dir klar, dass dein Arbeitsumfeld einen erheblichen Einfluss auf deine Produktivität hat. Wenn du einen Schreibtisch hast, der übersät ist mit Papieren, Ordnern, Büchern, Artikeln usw. dann sieht das zwar nach viel Arbeit aus – lenkt dich jedoch im Grunde ab!

Du brauchst ein aufgeräumtes Umfeld um konzentriert tätig zu sein!

Unterstütze also dein Gehirn dabei, sich auf eine Sache zu fokussieren, indem du Ablenkungen unterbindest.

Wie gehst du nun dabei vor?

Aufräumen

Ich weiß – aufräumen ist nicht besonders verlockend. Bereits in Kindertagen war es eine Tätigkeit, deren Sinn man selten eingesehen hat und das mit viel Abwehr verbunden war. Klar, aus der Perspektive eines Kindes macht aufräumen überhaupt keinen Sinn, Das Lego im Zimmer, die Autos und die Puppen liegen nicht “zufällig” herum, sondern sind Bestandteil einer Spielwelt.

Nun ist das Büro allerdings kein Kinderzimmer, sondern ein Ort der Produktivität. Und die stellt sich nun mal nicht gut ein, wenn das Gehirn keine Struktur erkennen kann, sondern sich in einem Chaos stets neu zurechtfinden muss,

Wer soll sich in diesem Chaos zurechtfinden?

Ich höre allerdings schon das Argument. “Aber ich finde mich in meinen Bergen von Papieren immer gut zurecht. Ich finde auf Anhieb, was ich suche!” Diesen Satz bezweifle ich vehement. In meinen Seminaren und Coachings gestehen mir diese “Bürokünstler” immer wieder, dass das nur ein Teil der Wahrheit ist. Denn wenn diese Künstler dann einmal ein Papier nicht “auf Anhieb” finden, dann geht die Sucherei erst recht wieder los….

Also: mach Ordnung!

Im Grunde sind die Prinzipien wieder gleich wie oben bei den Emails beschrieben. Auch die Papiere, Dokumente, Bücher etc. sind Informationen. Diese kannst du wieder bewerten nach:

1. Unnütz – Wegschmeißen oder verschenken.
2. Ablage Referenz – diese Informationen werden irgendwann benötigt und finden Platz in einer besonderen Ablage.
3. Ablage Projekte – diese Informationen werden Projekten zugeordnet.
4. Delegieren – diese Informationen werden anderen zugeleitet.
5. Aufgaben dringend – eine Ablage, für Aufgaben, die innerhalb von 1-2 Tagen zu erledigen sind.
6. Aufgaben allgemein – lege diese Schriftstücke in eine andere Ablage. Ideal sind Wiedervorlagemappen. Dadurch kannst du gleich eine Vorsortierung nach Datum bewerkstelligen.
7. Lektüre – alles, was du lesen möchtest.
8. Technik/IT – Betriebsanleitungen, Handbücher, Workarounds etc.

Und nun lege los!

Räume ALLE Papiere, Dokumente, Gegenstände von deinen Tischen ab. Du hast richtig gehört! Alles kommt auf den Boden. Und nun beseitige dieses Chaos, indem du alles in die oben genannten 8 Kategorien vorsortierst. Dann gehst du an die Feinarbeit, indem du alle Informationen entsprechend sortierst.

Ablageplan

Natürlich kann ich dir keinen Ablageplan erstellen. Dazu müsste ich dein Arbeitsumfeld kennen. Mache dir aber bewusst: Ablage ist kein Selbstzweck, sondern eine Hilfe, um etwas finden!

Um etwas finden zu können, brauchst du eine Struktur.

So eine Struktur könnte wie folgt aussehen:

1. Laufende Projekte
2. Abgeschlossene Projekte (Archiv)
3. Mitarbeiter (delegieren)
4. Kunden
5. Verwaltung
6. Finanzen
7. Besprechungen
8. Reiseunterlagen

Nimm einmal diese Struktur als Ausgangspunkt und passe dann an. Du kannst diese Begriffe noch durch Unterbegriffe weiter aufgliedern. So könnte man die Finanzen in: Rechnungen – Bank -Steuer unterteilen. Aber: mache es dir nicht zu kompliziert!

Nur wenige Ordner – besser: Mappensysteme

Viele machen den Fehler, dass sie versuchen, ihre Ablage mit Ordnern zu organisieren. Solche Ordner solltest du nur für Informationen einsetzen, die du nicht oft benötigst. Ein gutes Beispiel ist sind Steuerunterlagen. Diese werden in einem Ordner gesammelt – verbunden mit der Hoffnung, dass man den Ordner nicht mehr braucht (sonst hat man eine Steuerprüfung ;-)).

Ich empfehle dir. mit Mappensystemen zu arbeiten. Die Firma Classei zum Beispiel bietet ganz einfach zu handhabende Systeme an. Das Prinzip ist einfach: jede Information kommt in eine Mappe. Diese Mappe wird mit einem Reiter beschriftet und in eine Plastikbox eingestellt. So hast du jede Information bereits kategorisiert und im Zugriff und es herrscht Ordnung!

Systeme mit Orgamappen sind die beste Art, Ordnung zu schaffen

Ordnung in die PC-Ablage bringen

Die PC-Ablage sollte prinzipiell wie die Papierablage organisiert sein. Allerdings rate ich dir, dass du dich von dem Denken befreist, Informationen am PC dadurch zu finden, indem du in Ordner hineinschaust. Jedes Betriebssystem ist in der Lage, nach Informationen zu suchen. Also: lass den Computer die Arbeit tun! Dazu musst du dich vielleicht mit den Suchmöglichkeiten vertraut machen. Eine wertvolle Zeitinvestition!

Du kannst dir das Leben noch leichter machen, indem du dir angewöhnst, Dateien mit einer Kategorie zu versehen. Das Programm “Tabbles” beispielsweise gestattet es dir, virtuelle Ordner zu erstellen und Dateien dort abzulegen. Das ist besonders praktisch, wenn man dieselbe Information mehrmals benötigt. So stelle ich mir zum Beispiel meine Dateien für meine Seminare aus einem Dokumentenpool zusammen. Bequem mit “Drag and Drop”, Einfacher geht es nicht! Die Mehrfachablage von Dateien gehört der Vergangenheit an.

Auch Emails lassen sich in Outlook kategorisieren und dann mittels Suchfunktion bequem wieder auffinden. Also brauchst du in Outlook eigentlich gar nicht mehr so viele Ordner.

Ordnung im weiteren Umfeld

Wenn du bis hierher Ordnung gemacht hast, dann hast du einen gewaltigen Schritt getan. Nun kannst du noch daran gehen, auch die anderen Orte zu ordnen, wo sich Dinge und Informationen ansammeln. Beispiele: Bücher, Zeitschriften, CD’s, Notizbücher usw. Alles das kannst du kritisch durchgehen und dich fragen: ist das noch notwendig? Ist es für etwas nützlich? Wenn nicht: dann trenne dich davon! Das schafft Platz für Neues! Wer sich mit dem wegwerfen (oder weggeben) schwer tut, der kann die Methode der 3 Kisten anwenden:

• Kiste 1 für alle Sachen, die du  wegwerfen willst
• Kiste 2 für alle Sachen, die du behalten willst
• Kiste 3 für alle Sachen, die weder in Kiste 1 noch in Kiste 2 passen – vielleicht brauchbar.
  Verschließe nach der Ordnungsaktion diese Kiste, schreibe das heutige Datum darauf und deponiere sie an einem anderen Ort. Lege eine Zeit fest, in der du für diese Kiste noch  Zugriff haben möchtest (zum Beispiel ein halbes Jahr). Wenn du in diesem Zeitraum die Kiste nicht geöffnet hast, dann wirf sie am festgesetzten Datum weg.

Zur Ordnung im weiteren Umfeld gehören auch Social Media, Newsletter, Abos, Mitgliedschaften, Onlinespiele usw. Was davon benötigst du wirklich? Wie viel Zeit und Aufmerksamkeit willst du diesen Aktivitäten wirklich schenken? Was ist dein Gewinn? Bringt es dich wirklich weiter oder sind es nur schlechte Gewohnheiten, Zerstreuungen und Ablenker?

Letzten Endes kommt es darauf an, dass du in Kontakt mit dir selbst bist und bleibst.

Dazu verhelfen dir: Fokussierung, Aufmerksamkeit und Achtsamkeit.

Welche Erfahrungen hast du mit dem Thema Ordnung? Schreibe das doch gleich in die Kommentare – so können alle profitieren!